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書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀
傳統(tǒng)書(shū)信有著約定俗成的結(jié)構(gòu)，一般由提稱(chēng)語(yǔ)、時(shí)令語(yǔ)、敘別語(yǔ)、正文、珍重語(yǔ)、請(qǐng)安語(yǔ)和落款敬辭組成。這其中包含著豐富的禮儀內(nèi)容，具有中華民族濃厚的文化色彩。下面是小編整理的書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀，參考一下。
一般書(shū)信
一封信，從信封、信紙的選擇到格式、語(yǔ)言的表達(dá)都要注意禮儀。
�。ㄒ唬┬欧馀c信紙
信封和信紙的紙質(zhì)很重要，必須精心選擇，不能過(guò)于隨意，它是給人的第一印象。過(guò)于隨意，隨便用一張皺巴巴的白紙，軟軟的信封，會(huì)讓人感覺(jué)不被重視。如果是代表公司，最好有專(zhuān)門(mén)用于書(shū)面交流的信封和信紙，并使它們?cè)谏省?biāo)志、格式上統(tǒng)一起來(lái)，就像配套的衣服一樣，是單位形象獨(dú)具魅力。
信紙又稱(chēng)信筏，一般選擇16開(kāi)大小，有橫條或者隱條的稿紙，底色可以為白色，也可以為乳白色或者淡藍(lán)色。正式的公務(wù)活動(dòng)中的信函最好不帶彩色鑲邊。一般的單位有專(zhuān)用的心筏紙，右下角由本單位的地址、單位電話(huà)和郵編等信息。信紙切忌打格子，除非需要通過(guò)表格說(shuō)明什么問(wèn)題。
�。ǘ┨顚�(xiě)信封
信封上應(yīng)依次寫(xiě)上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。收信人的地址要準(zhǔn)確無(wú)誤，字跡工整清晰。一般來(lái)說(shuō)，發(fā)給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或單位的信，要先寫(xiě)地址，再寫(xiě)單位名稱(chēng)。收信的地址如是在外省市，一定要寫(xiě)清楚省份。收信人的姓名應(yīng)寫(xiě)作信封的中間，字體要略大些。姓名要寫(xiě)全，如“王先生收”、“張校長(zhǎng)收”的寫(xiě)法容易引起不必要的差錯(cuò)。在姓名后空二格，寫(xiě)上“先生”“女士”等通稱(chēng)，后加上“收”、“啟”、 “鑒”等字。尊稱(chēng)一般不寫(xiě)在封面上，因?yàn)樾欧庖话闶菍?xiě)給無(wú)關(guān)的第三者（郵遞員）看的。若是寄交給旅居某地或者旅館的人，要寫(xiě)上“請(qǐng)留交”；當(dāng)需要轉(zhuǎn)交時(shí)可寫(xiě)“煩交”或“轉(zhuǎn)交”。如直接由第三者轉(zhuǎn)交，則無(wú)需寫(xiě)郵編和地址等，直接在信封上寫(xiě)明“煩交張明先生收”或是“轉(zhuǎn)交李娜女士收”。寄件地址寫(xiě)在信封下方靠右的地方，盡量寫(xiě)詳細(xì)些，讓收信人一看就知道是誰(shuí)寄來(lái)的，同時(shí)也便于地址有誤或者投遞出錯(cuò)時(shí)退回此信。最后填好寄信人的郵政編碼。
海外信函的信封正面的中間寫(xiě)收信人的姓名地址。第一行寫(xiě)收信人的姓名，
姓名前加稱(chēng)呼；第二行寫(xiě)門(mén)牌和路名；第三行寫(xiě)城市名和郵政編碼；最后一行寫(xiě)國(guó)名�？梢愿餍袑�(duì)齊，也可以每行外后縮五個(gè)字母。用英文或機(jī)到過(guò)通曉的文字書(shū)寫(xiě)。寄件人姓名和地址寫(xiě)在信封正面左上角，順序同收件人姓名地址，出了我國(guó)國(guó)名必須寫(xiě)“CHINA”外，其余用中文書(shū)寫(xiě)。航空標(biāo)簽應(yīng)貼在信封正面右下角。印刷了單位名稱(chēng)的信封不能用來(lái)及國(guó)際及港澳臺(tái)郵件。
（三）普通信文的規(guī)范格式
信文由稱(chēng)謂、正文、敬語(yǔ)、落款和時(shí)間組成。
1、稱(chēng)謂。應(yīng)在第一行頂格寫(xiě)，后加冒號(hào)，以示尊敬。稱(chēng)謂應(yīng)當(dāng)遵循長(zhǎng)幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱(chēng)呼。
2、正文。正文是信函的主體�？筛鶕�(jù)對(duì)象和所述內(nèi)容的不同，靈活的采用不同的文筆和風(fēng)格。一般包括以下四方面的內(nèi)容：
�。�1）問(wèn)候語(yǔ)。問(wèn)候語(yǔ)要單獨(dú)成行，以示禮貌。有“您好”、“近好”、“節(jié)日好”等；
�。�2）詢(xún)問(wèn)對(duì)方近況并談及對(duì)方有關(guān)的情況，以表示對(duì)對(duì)方的重視和關(guān)切；
（3）回答對(duì)方的問(wèn)題和談及自己情況和打算；
（4）簡(jiǎn)短的寫(xiě)出自己的希望、意愿和再聯(lián)系之事。
3、敬語(yǔ)。是寫(xiě)信人在書(shū)信結(jié)束時(shí)向?qū)Ψ奖磉_(dá)祝愿、勉慰之情的短語(yǔ)。多用“此致”、“即頌”、“順�！钡仍~語(yǔ)緊接在正文末尾，在下一行的定格出，用“敬禮”、“近安”、“安康”等詞語(yǔ)與前面呼應(yīng)。
4、落款及時(shí)間。在信文的最后，寫(xiě)上寫(xiě)信的姓名和寫(xiě)信日期。署名應(yīng)寫(xiě)在敬語(yǔ)后另起一行靠右的位置。一般寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)或不大熟悉的人。要屬上全名以示莊重、嚴(yán)肅；如果寫(xiě)給親朋好友，可以只寫(xiě)名不寫(xiě)姓；署名后可酌情加上稟詞，對(duì)長(zhǎng)輩用“奉”、“拜上”，對(duì)同輩用“謹(jǐn)上”，對(duì)晚輩用“字”、“白”等詞。
�。ㄋ模⿻�(shū)寫(xiě)字跡
普通書(shū)信作為一種信息、情感溝通的工具，應(yīng)用手寫(xiě)，使用黑色鋼筆、簽字筆顯得更加正式、禮貌，不宜用鉛筆寫(xiě)，切忌用紅色筆書(shū)寫(xiě)，紅色筆書(shū)寫(xiě)表示與對(duì)方絕交。書(shū)寫(xiě)時(shí)最好用楷體或是行書(shū)，自己要清晰工整。打印的紙雖清晰美觀，但沒(méi)有手寫(xiě)的讓人感覺(jué)親切，所以私人名義的信要用手寫(xiě)，如必須打印，簽名也要用手寫(xiě)。以單位名義寫(xiě)的信、文書(shū)要打印件，表示慎重、正式。
拓展內(nèi)容
公關(guān)書(shū)信禮儀
所謂文書(shū)，指借助于文字而形成的各種書(shū)面材料�？煞忠话阈运饺宋臅�(shū)和工作性公務(wù)文書(shū)。
書(shū)信是人們生活中最為普通、最為古老的一種溝通方式。掌握書(shū)信的格式和要求，有助于更好地發(fā)揮書(shū)信的功能。
書(shū)信和格式：信文由稱(chēng)謂、正文、敬語(yǔ)、落款及時(shí)間四部分組成。
稱(chēng)謂：應(yīng)在第一行頂格寫(xiě)，后加冒號(hào)，以示尊敬。稱(chēng)謂應(yīng)尊循長(zhǎng)幼有序、禮貌待人的原則，選擇得體的稱(chēng)呼。
正文：正文是信函的主體�？筛鶕�(jù)對(duì)象和所述內(nèi)容的不同，靈活地采用不同的文筆和風(fēng)格。
1、問(wèn)候語(yǔ)。問(wèn)候語(yǔ)要單獨(dú)成行，以示禮貌。有“你好”、“近好”、“節(jié)日好”等。
2、先詢(xún)問(wèn)對(duì)方近況和談與對(duì)方有關(guān)的情況，以表示對(duì)對(duì)方的重視和關(guān)切。
3、回答對(duì)方的問(wèn)題或談自己的事情和打算。
4、簡(jiǎn)短地寫(xiě)出自己的希望、意愿或再聯(lián)系之事。
敬語(yǔ)：寫(xiě)信人在書(shū)信結(jié)束時(shí)身對(duì)方表達(dá)祝愿、勉慰之情的短語(yǔ)。多用“此致、即頌、順祝”等詞緊接正文末尾。
落款及時(shí)間：在信文的最后，寫(xiě)上寫(xiě)信人的姓名和寫(xiě)信日期。署名應(yīng)寫(xiě)在敬語(yǔ)后另起一行靠右位置。一般寫(xiě)給領(lǐng)導(dǎo)或不太熟悉的人，要署上全名以示莊重、嚴(yán)肅;如果寫(xiě)給親朋好友，可只寫(xiě)名而不寫(xiě)姓;署名后面可酌情加啟稟詞，對(duì)長(zhǎng)輩用“奉、拜上”，對(duì)同輩用“謹(jǐn)啟、上”，對(duì)晚輩用“字、白、諭”等詞。
信封：信封上應(yīng)依次寫(xiě)上收信人的郵政編碼、地址、姓名及寄信人的地址、姓名和郵政編碼。
郵政編碼要填寫(xiě)在信封左上方的方格內(nèi)，收信人的地址要寫(xiě)得詳細(xì)無(wú)誤，字跡工整清晰。發(fā)給機(jī)關(guān)、團(tuán)體或單位的信，要先寫(xiě)地址，再寫(xiě)單位名稱(chēng)。收信人的姓名應(yīng)寫(xiě)在信封的中間，字體要略大一些。在姓名后空二、三字處寫(xiě)上“同志、先生、女士”等稱(chēng)呼，后加“收、啟、鑒”等字
寄信人地址、姓名要寫(xiě)在信封下方靠右的地方，并盡量寫(xiě)得詳細(xì)周全一些。最后填寫(xiě)好寄信人的郵政編碼。
公關(guān)傳真禮儀
第一，必須合法使用。國(guó)家規(guī)定：任何單位或個(gè)人在使用自備的傳真設(shè)備時(shí)，均須嚴(yán)格按照電信部門(mén)的有關(guān)要求，認(rèn)真履行必要的使用的手續(xù)，否則即為非法之舉。
具體而言，安裝、使用傳真設(shè)備前，須經(jīng)電信部門(mén)許可，并辦理相關(guān)的一切手續(xù)，不準(zhǔn)私自安裝、使用傳真設(shè)備。
安裝、使用的傳真設(shè)備，必須配有電信部門(mén)正式頒發(fā)的批文和進(jìn)網(wǎng)許可證。如欲安裝、使用自國(guó)外直接所帶入的傳真設(shè)備，必須首先前往國(guó)家所指定的部門(mén)進(jìn)行登記和檢測(cè)，然后方可到電信部門(mén)辦理使用手續(xù)。
使用自備的傳真設(shè)備期間，按照規(guī)定，每個(gè)月都必須到電信部門(mén)交納使用費(fèi)用。
第二，必須得法使有。使用傳真設(shè)備通訊，必須在具體的操作上力求標(biāo)準(zhǔn)而規(guī)范。不然，也會(huì)令其效果受到一定程度的影響。本人或本單位所用的傳真機(jī)號(hào)碼，應(yīng)被正確無(wú)誤地告之自己重要的交往對(duì)象。一般而言，在商用名片上，傳真號(hào)碼是必不可少的一項(xiàng)重要內(nèi)容。
對(duì)于主要交往對(duì)象的傳真號(hào)碼，必須認(rèn)真地記好，為了保證萬(wàn)無(wú)一失，在有必要向?qū)Ψ桨l(fā)送傳真前，最好先用對(duì)方通報(bào)一下。這樣作既提醒了對(duì)方，又不至于發(fā)錯(cuò)傳真。發(fā)送傳真時(shí)，必須按規(guī)定操作，并以提高清晰度為要旨。與此同時(shí)，也要注意使其內(nèi)容簡(jiǎn)明扼要，以節(jié)省費(fèi)用。
單位所使用的傳真設(shè)備，應(yīng)當(dāng)安排專(zhuān)人負(fù)責(zé)。無(wú)人在場(chǎng)而又有必要時(shí)，應(yīng)使之自動(dòng)處于接收狀態(tài)。為了不影響工作，單位的傳真機(jī)盡量不要同辦公電話(huà)采用同一條線路。
第三，必須依禮使用。商界人員在使用傳真時(shí)，必須牢記維護(hù)個(gè)人和所在單位的形象問(wèn)題，必須處處不失禮數(shù)。
在發(fā)送傳真時(shí)，一般不可缺少必要的問(wèn)候語(yǔ)與致謝語(yǔ)。發(fā)送文件、書(shū)信、資料時(shí)，更是要謹(jǐn)記這一條。出差在外，有必要使用公眾傳真設(shè)備，即付費(fèi)使用電信部門(mén)所設(shè)立在營(yíng)業(yè)所內(nèi)的傳真機(jī)時(shí)，除了要辦好手續(xù)、防止泄密之外，對(duì)于工作人員亦須依禮相待。
人們?cè)谑褂脗髡嬖O(shè)備時(shí)，最為看重的是它的時(shí)效性。因此在收到他人的傳真后，應(yīng)當(dāng)在第一時(shí)間內(nèi)即刻采用適當(dāng)?shù)姆绞礁嬷獙?duì)方，以免對(duì)方惦念不已。需要辦理或轉(zhuǎn)交、轉(zhuǎn)送他人發(fā)來(lái)的傳真時(shí)，千萬(wàn)不可拖延時(shí)間，耽誤對(duì)方的要事。
書(shū)信類(lèi)文書(shū)禮儀之公文種類(lèi)
1. 命令
2. 議案
3. 決定：對(duì)重大事項(xiàng)或者重大行動(dòng)做出安排
4. 指示：對(duì)下級(jí)機(jī)關(guān)布置工作，闡明工作活動(dòng)的指導(dǎo)原則
5. 公告、通告：公告適用于宣布重要事項(xiàng)或者法定事項(xiàng)，通告適用于在一定范圍內(nèi)公布應(yīng)當(dāng)遵守或者周知的事項(xiàng)
6. 通知：批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文；發(fā)布規(guī)章；傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者共同執(zhí)行的事項(xiàng)；任免和聘用干部。
7. 通報(bào)：表彰先進(jìn)，批評(píng)錯(cuò)誤，傳達(dá)重要精神或者情況
8. 報(bào)告：向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作，反映情況，提出意見(jiàn)或者建議，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢(xún)問(wèn)
9. 請(qǐng)示：向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)
10. 批復(fù)：答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)
11. 函：不相隸屬機(jī)關(guān)之間互相協(xié)商工作、詢(xún)問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題；向有關(guān)主管部門(mén)請(qǐng)求批準(zhǔn)
12. 會(huì)議紀(jì)要：記載和傳達(dá)會(huì)議精神和議定事項(xiàng)
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