做時間的主人隨筆

　　20**年初，由于需要處理的事情雜亂繁多，我的工作總是出現(xiàn)“出力不出活”的“窘?jīng)r”。為改變現(xiàn)狀，我購買了很多時間管理類的書籍來學(xué)習(xí)。與此同時，丹東供電公司的青年后備干部班也需要一門提升素質(zhì)能力的課程，于是我向主辦方推薦了“時間管理”，并承擔(dān)起這門課的開發(fā)與講授。

　　在開發(fā)課程的四個月里，我每天閱讀相關(guān)書籍，向同事、朋友了解其對時間管理的認(rèn)識、需求和亟待解決的問題，并親力親為嘗試各種時間管理的方法。最終，我將“時間管理”課程分為三個模塊：時間管理是什么？如何避免時間浪費(fèi)？應(yīng)怎樣進(jìn)行時間管理？

　　避免誤解，減少時間浪費(fèi)

　　課程伊始，我從生活中的實(shí)例出發(fā)，向大家介紹常見的便簽、日歷、記事本、日程安排表等，這些其實(shí)都是時間管理在現(xiàn)實(shí)生活中的應(yīng)用。而當(dāng)問及“學(xué)習(xí)時間管理是為了什么”，我發(fā)現(xiàn)大部分學(xué)員對時間管理存有誤解，他們錯誤地認(rèn)為學(xué)習(xí)時間管理是為了“提高效率”“節(jié)約時間”“掌控時間”。

　　走出三個誤區(qū)

　　時間管理的真正涵義是指通過事先規(guī)劃、運(yùn)用一定的技巧/方法/工具，靈活、有效地運(yùn)用時間，從而實(shí)現(xiàn)個人、組織的既定目標(biāo)。針對學(xué)員的認(rèn)識誤區(qū)，我進(jìn)行了詳細(xì)解答。

　　·時間管理≠對時間的管理。由于每個人固定擁有一天24小時，因此，時間管理其實(shí)是自我管理，而非對時間進(jìn)行管理。

　　·時間管理≠效率管理。提高效率（以正確的方式做事）只是時間管理的目的之一，提高效能（做正確的事）才是最終目的。

　　·時間管理≠掌控時間。在社會中生存，我們難免要遇到各種各樣的突發(fā)事件，所以時間管理并非要掌控時間，而是降低變動性。

　　消滅“時間殺手”

　　在厘清了時間管理概念后，我與學(xué)員們詳細(xì)探討了日常工作中常見的`“時間殺手”（見圖表1），并分析其產(chǎn)生的原因，提供相應(yīng)的解決思路與方法，幫助大家減少時間浪費(fèi)。

　　很多學(xué)員在發(fā)言時反映，自己有輕微的“拖延癥”，原本能很快完成的工作，卻習(xí)慣在截止日當(dāng)天才完成。我為學(xué)員分析了產(chǎn)生拖延的兩大原因：一方面，拖延可以暫時帶給人們釋放壓力的快感；另一方面，人們總是愿意做相對簡單或愉快的事情。

　　對于如何克服拖延癥，學(xué)員表現(xiàn)出了很強(qiáng)的好奇心，我向他們介紹了四個解決方法：面對復(fù)雜任務(wù)，可以采取“切香腸戰(zhàn)術(shù)”（將事情分為若干小事情，循序漸進(jìn)地完成）；面對新任務(wù)，要敢于邁出第一步；面對熟悉的例行公事，應(yīng)毋需動腦就能盡快完成；面對外界環(huán)境里的干擾信號源，應(yīng)自動屏蔽，提高做事的關(guān)注度。

　　通過實(shí)戰(zhàn)掌握時間管理技巧

　　我精選了一個時間管理工具GTD（見副欄），并現(xiàn)場應(yīng)用學(xué)員的真實(shí)案例，來教會大家如何做時間管理。我將GTD的五個核心分別對應(yīng)到了大家熟知的“衣柜整理法”來幫助理解：清空衣柜（收集）、衣物分類（整理）、衣物存儲（組織）、衣物整理（回顧）、選擇衣物（執(zhí)行）。

　　首先，我邀請學(xué)員進(jìn)入“收集”環(huán)節(jié)，將最近需要完成的所有事情都羅列出來，寫在紙上。例如一位學(xué)員的待完成事項包括“周四上午要參加消防安全培訓(xùn)”“月底要交一份項目計劃書”“朋友約我周二晚上打球”“有空時去醫(yī)院鑲牙”“妻子今年想去日本旅游”等，共11件事項。

　　隨后，我與學(xué)員一起對這些瑣碎的事件進(jìn)行整理，辨別其屬于“將來/也許清單”（將來可能要做的）、“等待清單”（計劃要做的），還是“行動清單”（需要立即采取行動）。明確每件事的意義之后，我?guī)ьI(lǐng)學(xué)員進(jìn)入“組織”環(huán)節(jié)，將11件事項分門別類地劃分到三類清單中（見圖表2），制定相應(yīng)的日程表與行動計劃。我們只要依據(jù)這份日程表定期回顧、更新并執(zhí)行事件，就可以確保自己能夠有選擇、有重點(diǎn)地完成事項。

　　由于授課對象是青年后備干部，他們最大的特點(diǎn)就是年輕、參與度高、喜歡電子科技。針對這些特點(diǎn)，我在教學(xué)員領(lǐng)會GTD的使用法則之后，邀請他們下載“DOIT.im”APP，并再次選出1～2名學(xué)員的切身案例，與大家共同探討如何應(yīng)用這個程序來管理時間。

　　于生活中領(lǐng)悟

　　這門“接地氣”的課程得到了主辦方與學(xué)員的一致認(rèn)可�！皶r間管理”針對的，不只是特定的工作場景或生活環(huán)境，還能給我們的人生帶來深刻的啟示。如何避免時間殺手消磨掉寶貴的時間，讓每天24小時過得有意義，正是這門課能夠達(dá)到的目標(biāo)。

　　在教授時間管理的過程中，讓我最開心的事是可以教學(xué)相長，既能幫助學(xué)員，不可以提升自己時間管理的能力。時間管理的真諦“人比事重要”，讓我意識到自己過去不應(yīng)深陷備課壓力，錯過了許多更重要的事情，包括休息、運(yùn)動與家人。

　　建立專屬GTD清單

　　每次開發(fā)新課的時間里，我都會深陷其中，只顧閱讀大量書籍、搜集相關(guān)素材，有時甚至忽略了規(guī)律飲食與休息，讓大家感覺我總是心事重重，與大家格格不入。

　　當(dāng)我真正了解時間管理的含義和斯蒂芬·柯維（Stephen Richards Covey）提出的“要事第一”理論后，才醒悟——我每天用事務(wù)把自己綁得緊緊的，生活沒有一點(diǎn)樂趣。所以，我選擇改變。結(jié)合“人比事重要”的理念，我為自己建立了專屬的GTD清單，而且每天都預(yù)留機(jī)動時間，用于運(yùn)動和跟家人相處。過了一段時間，我發(fā)現(xiàn)這種改變不僅沒有耽擱工作，反而讓工作有條不紊，生活開始變得輕松，既不會過于忙碌，也不會無所事事。

　　讓事情變得簡單

　　應(yīng)用時間管理工具，開始讓我的工作變得簡單。每天上班該做什么，我只需要看看“今日待辦”清單，然后按照清單內(nèi)的排序開展工作即可。如果清單內(nèi)的事情做完了，自己的精力仍很充沛，就可以著手項目里的“下一步行動”清單；如果狀態(tài)不是很好，或所剩時間不多，那我會干脆放松、運(yùn)動一下。

　　晚上回家后，我會花幾分鐘時間了解“明日待辦”清單，看看第二天有哪些事情要做，是否有需要提前準(zhǔn)備的材料，做到心中有數(shù)。到周末閑暇時，我習(xí)慣性地回顧上周的清單完成情況，并制定下周清單。周而復(fù)始，形成規(guī)律，這讓我不會被繁瑣的事務(wù)所困擾。

　　深入思索時間管理

　　在講授與應(yīng)用時間管理的同時，我觀察到很多人都在用時間管理安排工作與生活：有人會準(zhǔn)備便簽/備忘錄，記錄需要完成的事項；有些同事會在桌上放一本臺歷，記錄各項工作的截止日期；那些計劃性更強(qiáng)的人，會給自己制定月/周時間安排表，標(biāo)明每天應(yīng)該做什么。

　　然而，人們的這些時間管理做法真的有效嗎？我認(rèn)為第一種做法缺乏計劃性，一旦事情變多就很難安排好；第二種做法缺乏對事情輕重緩急的劃分；第三種做法會使人做事缺乏選擇，在一些無關(guān)緊要的事情上浪費(fèi)太多時間。因此，我倍加推崇斯蒂芬·柯維博士提出的第四代理論，它強(qiáng)調(diào)以人、生活為重心，承認(rèn)人比事重要，有選擇地把個人精力的焦點(diǎn)放在“重要”的事務(wù)上，全盤規(guī)劃工作和生活，平衡發(fā)展個人的不同角色。

　　與此同時，我們應(yīng)了解自己到底在追求什么，知道什么對自己是最重要的，分辨出何事為重，何事為輕。不妨找個時間，靜下心來，問問自己：“我的價值觀是什么？每天忙來忙去，為了什么？我到底要過什么樣的生活？”只有明確了這些問題的答案，我們才能決定如何分配時間，珍惜當(dāng)下的每一天。

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